Zálohová faktura je výzva k zaplacení části nebo celé ceny ještě předtím, než zboží dodáte nebo službu provedete. Chrání vás před neplatiči a pomáhá pokrýt náklady zakázky předem. V článku vysvětlíme, co na zálohové faktuře musí být a hlavně co udělat po jejím zaplacení, protože právě tam dělají plátci DPH nejvíc chyb.
Co je zálohová faktura
Zálohová faktura (často se jí říká „zálohovka“ nebo proforma faktura) není daňový doklad. Je to jen výzva k platbě. Proto z ní odběratel nemůže uplatnit odpočet DPH a vy z ní DPH neodvádíte.
Kdy se zálohová faktura vyplatí
- U větších zakázek, kde nakupujete materiál předem (řemeslníci, stavebníci, výroba).
- U nových zákazníků, se kterými ještě nemáte zkušenost.
- U zakázek na míru, které byste jinému zákazníkovi neprodali.
- U předplatného a kurzů, které se platí dopředu.
Co uvést na zálohovou fakturu
Zákon pro zálohovou fakturu žádné zvláštní náležitosti nestanoví. V praxi na ní uvádějte:
- označení „Zálohová faktura“ (ne „daňový doklad“),
- údaje o dodavateli a odběrateli včetně IČO, případně DIČ,
- číslo dokladu,
- datum vystavení a datum splatnosti zálohy,
- předmět plnění a výši zálohy,
- platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, QR kód.
Neuvádějte na ni DUZP. Zdanitelné plnění ještě neproběhlo.
Co udělat po zaplacení zálohy
Postup se liší podle toho, jestli jste plátce DPH.
Plátce DPH: Přijetím zálohy vám vzniká povinnost přiznat DPH ke dni, kdy peníze přišly. Do 15 dnů od přijetí platby proto musíte vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Po dodání zboží nebo služby pak vystavíte vyúčtovací (konečnou) fakturu, na které zálohu i už odvedenou DPH odečtete.
Neplátce DPH: Stačí po dokončení zakázky vystavit běžnou fakturu, na které zaplacenou zálohu odečtete. Daňový doklad k platbě nevystavujete.
Příklad pro plátce DPH
- 1. 10. vystavíte zálohovou fakturu na 50 % ceny, tedy 60 500 Kč včetně DPH.
- 5. 10. odběratel zálohu zaplatí.
- Nejpozději 20. 10. vystavíte daňový doklad k přijaté platbě: základ 50 000 Kč, DPH 21 % 10 500 Kč.
- 30. 10. dokončíte zakázku a vystavíte vyúčtovací fakturu na celou cenu 121 000 Kč, odečtete zaplacenou zálohu 60 500 Kč a k úhradě zbývá 60 500 Kč.
Nejčastější chyby
- Zálohovka označená jako daňový doklad. Odběratel by si z ní mohl nárokovat odpočet DPH.
- Zapomenutý daňový doklad k přijaté platbě. Plátce ho musí vystavit do 15 dnů, i když zakázka ještě neskončila.
- Záloha neodečtená na konečné faktuře. Odběratel by pak platil dvakrát a DPH by byla špatně.
Zálohové faktury ve FakturaCloudu
Ve FakturaCloudu vystavíte všechny typy dokladů: zálohovou fakturu, daňový doklad k přijaté platbě, konečnou fakturu i dobropis. Z uhrazené zálohovky vytvoříte navazující doklad jedním kliknutím, takže vám nic neuteče [ověřte přesný postup v aplikaci]. Vše zůstává propojené s příslušnou zakázkou.
Obecná pravidla pro faktury shrnuje článek Náležitosti faktury 2026.
