Zásady ochrany osobních údajů – FakturaCloud

1. Úvodní ustanovení a pojmy

1.1. Pojmy „provozovatel“, „uživatel“, „smlouva“ a „aplikace“ mají v těchto zásadách stejný význam jako v obchodních podmínkách služby FakturaCloud.

1.2. Provozovatelem a správcem osobních údajů je Print&Copy House s.r.o., se sídlem Pražská tř. 2104/55, 370 04 České Budějovice, IČ: 07321821, DIČ: CZ07321821.

1.3. Smlouva mezi provozovatelem a uživatelem vzniká tím, že uživatel při založení účtu přijme obchodní podmínky zveřejněné na faktura-cloud.cz/obchodni-podminky.

1.4. V rámci tohoto smluvního vztahu provozovatel zpracovává osobní údaje uživatele jako správce ve smyslu čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“). Údaje zpracovává za účelem plnění smlouvy a pro marketing vlastních služeb.

1.5. Výrazy jako „správce“, „zpracovatel“, „osobní údaje“, „zpracování“ nebo „vhodná technická a organizační opatření“ se vykládají tak, jak je chápe GDPR.

2. Jaké osobní údaje o uživateli zpracováváme

2.1. K provozu aplikace a poskytování podpory zpracováváme tyto údaje:

• e-mail – slouží jako přihlašovací jméno,
• heslo – k ověření totožnosti uživatele při přihlášení,
• IČ – má-li jej uživatel; je povinnou náležitostí faktury,
• DIČ – povinný údaj na fakturách plátců DPH a identifikovaných osob,
• fakturační adresa – povinná náležitost faktury,
• číslo bankovního účtu – aby se mohlo zobrazit na fakturách,
• technické údaje – např. odkud uživatel na náš web přišel; využíváme je ke statistice,
• IP adresa – z provozních a bezpečnostních důvodů,
• komunikace s podporou – e-maily, chat a zprávy odeslané z aplikace,
• údaje o chování na webu – návštěvy a akce uživatele, například založení účtu nebo testování nového designu, pro statistické účely,
• odpovědi v anketách – pokud se jich uživatel dobrovolně účastní,
• provozní záznamy aplikace (logy) – mohou obsahovat i záznamy o činnosti uživatele v jeho účtu.

2.2. Další údaje o sobě uživatel vyplňuje sám během používání aplikace, například jaký účetní program používá, zda uplatňuje výdajový paušál nebo další bankovní účty.

2.3. Na webu používáme soubory cookie. Nezbytné cookies zajišťují fungování webu a aplikace. Analytické a marketingové cookies, které slouží ke zlepšování služby, personalizaci nabídky a statistice, ukládáme jen se souhlasem uživatele uděleným v cookie liště. Souhlas lze kdykoli změnit.

2.4. Nakládání s údaji o obchodních partnerech uživatele, s vydanými a přijatými fakturami a dalšími daty, která uživatel do aplikace vkládá, upravuje smlouva o zpracování osobních údajů.

3. Jak a proč údaje zpracováváme

3.1. Plnění smlouvy. Identifikační a kontaktní údaje uživatele a údaje potřebné pro chod aplikace zpracováváme v rozsahu, který je nutný k plnění smlouvy. Bez nich smlouvu nelze uzavřít.

3.2. Marketing. Kontaktní údaje uživatele využíváme také k zasílání obchodních sdělení o vlastních službách, které již uživatel využívá, například o nových funkcích aplikace. Uživatel může jejich odběr kdykoli odmítnout, nejdéle se sdělení zasílají po dobu trvání smlouvy.

3.3. Zpracovatelé. K zajištění chodu aplikace využíváme služby dalších subjektů, které údaje zpracovávají naším jménem. Jde například o poskytovatele serverové infrastruktury, zálohování dat, externí spolupracovníky a zaměstnance. S každým z nich máme uzavřenou smlouvu, která jej zavazuje chránit údaje nejméně ve stejném rozsahu jako my. Nového zpracovatele zapojíme jen tehdy, pokud tyto požadavky splňuje.

3.4. Hosting a předávání mimo EU. Aplikace a data běží na serverech Amazon Web Services (AWS). AWS je zapojena do rámce EU–US Data Privacy Framework, takže případné předání údajů do USA probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.

3.5. Aktuální seznam zpracovatelů je zveřejněn na faktura-cloud.cz/zpracovatele

3.6. Údaje uživatele neposkytujeme třetím stranám pro jejich obchodní účely, pokud k tomu uživatel nedá výslovný samostatný souhlas (například k předání údajů účetní firmě pro zpracování daňového přiznání). Takový souhlas může uživatel udělit zaškrtnutím políčka v aplikaci, e-mailem nebo jinou formou komunikace s námi.

3.7. Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

4. Práva uživatele

4.1. Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a na informace o tom, jak je pro výše uvedené účely zpracováváme. Dále má právo na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost a může vznést námitku proti zpracování. Domnívá-li se, že s jeho údaji nakládáme v rozporu s právem, může po nás požadovat vysvětlení a nápravu. Rovněž může podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

4.2. Na žádost o informace o rozsahu a způsobu zpracování odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. Žádosti zasílejte na e-mail info@fakturacloud.cz

4.3. Pokud uživatel opakovaně a bezdůvodně žádá o fyzickou kopii zpracovávaných údajů, můžeme za její vyhotovení účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům.

5. Výmaz údajů

5.1. Jakmile smlouva skončí, obvykle zrušením účtu uživatelem, vymažeme data jeho účtu. Výjimkou jsou údaje, jejichž uchování nám ukládá zvláštní právní předpis (například daňové doklady).

5.2. Data účtu mažeme okamžitě po skončení smlouvy.

5.3. Ze záloh aplikace data zrušeného účtu odstraníme nejpozději do 45 dnů.

5.4. Provozní záznamy aplikace (logy), které mohou obsahovat i činnost uživatele v účtu, mažeme nejpozději do 180 dnů od zrušení účtu.

5.5. Po skončení smlouvy si ponecháváme pouze:

• e-mailovou adresu vlastníka účtu, a to výhradně pro případ nutného kontaktu, nikoli k marketingu,
• odpovědi z dotazníku vyplněného při rušení účtu,
• komunikaci s uživatelskou podporou vedenou e-mailem nebo přes online chat,
• odpovědi, které uživatel dobrovolně poskytl v našich anketách.

6. Ostatní ustanovení

6.1. Uživatel nám bez odkladu oznámí všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly ohrozit řádné a včasné plnění povinností podle těchto zásad, a poskytne nám součinnost, kterou k jejich plnění potřebujeme.

6.2. Tyto zásady nabývají účinnosti dne 01.09.2026.