Zpracovatelská smlouva – FakturaCloud

Tato zpracovatelská smlouva doplňuje obchodní podmínky služby FakturaCloud a uzavírá se mezi společností Print&Copy House s.r.o., se sídlem Pražská tř. 2104/55, 370 04 České Budějovice, IČ: 07321821, DIČ: CZ07321821, a uživatelem.

1. Úvodní ustanovení a pojmy

1.1. Pojmy „provozovatel“, „uživatel“, „smlouva“ a „aplikace“ mají stejný význam jako v obchodních podmínkách. Výrazy „GDPR“, „správce“, „zpracovatel“, „osobní údaje“, „zpracování“ a „vhodná technická a organizační opatření“ se vykládají podle Zásad ochrany osobních údajů.

1.2. Tato smlouva upravuje, jakým způsobem provozovatel v souladu s GDPR zpracovává osobní údaje obchodních partnerů uživatele.

1.3. Ve vztahu k osobním údajům obchodních partnerů uživatele je uživatel správcem a provozovatel zpracovatelem.

1.4. Provozovatel smí osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu a způsobem, který stanoví tato smlouva. Jinak je může zpracovat jen s výslovným samostatným souhlasem uživatele, například k předání údajů účetní firmě pro zpracování daňového přiznání. Souhlas může uživatel udělit zaškrtnutím políčka v aplikaci, e-mailem nebo jinou formou komunikace s provozovatelem.

2. Jaké údaje provozovatel zpracovává

2.1. Provozovatel zpracovává pro uživatele běžné osobní údaje, a to za účelem poskytování aplikace FakturaCloud na základě smlouvy a podpory při jejím používání. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (např. údaje o zdraví) se v aplikaci zpracovávat nesmějí.

2.2. O svých obchodních partnerech uživatel do aplikace vkládá zejména tyto údaje:

• jméno a příjmení,
• bankovní spojení,
• fakturační adresu (ulice, město, PSČ, stát),
• podnikatelské údaje, tj. IČ a DIČ, případně obdobné údaje v jiných státech,
• kontaktní údaje, tj. e-mail, telefon a webovou adresu,
• IP adresy zaznamenané při zobrazení faktury online,
• bankovní e-mailová oznámení doručená do aplikace, která obvykle obsahují jméno a bankovní spojení protistrany,
• libovolné textové údaje, které si uživatel zapíše do poznámky k dokladu nebo kontaktu.

3. Způsob zpracování

3.1. Osobní údaje se zpracovávají za účelem všech činností nezbytných k poskytování aplikace na základě smlouvy, včetně uživatelské podpory.

3.2. Provozovatel zpracovává údaje jen v rozsahu a k účelům podle bodu 3.1. V rámci zpracování je shromažďuje, ukládá na nosiče dat, uchovává a maže.

3.3. Uživatel dává provozovateli obecné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele. Provozovatel jim musí uložit stejné povinnosti k ochraně osobních údajů, jaké stanoví tato smlouva.

3.4. Data aplikace jsou uložena na serverech Amazon Web Services (AWS). AWS je zapojena do rámce EU–US Data Privacy Framework, takže případné předání údajů do USA probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.

3.5. Aktuální seznam dalších zpracovatelů je zveřejněn na faktura-cloud.cz/zpracovatele.

3.6. Uživatel, který chce dostávat informace o plánovaných změnách v seznamu zpracovatelů, o to může požádat e-mailem na info@fakturacloud.cz. Takové uživatele provozovatel informuje nejméně 14 dní před změnou. Během této lhůty může uživatel proti změně vznést námitku. Oprávněná námitka musí doložit, že daný zpracovatel porušuje pravidla ochrany osobních údajů.

3.7. Pokud je ohrožena bezpečnost dat nebo provoz aplikace, může provozovatel zpracovatele vyměnit i bez předchozího oznámení. Uživatele o tom informuje dodatečně a uživateli zůstává právo vznést oprávněnou námitku.

3.8. Provozovatel zajišťuje bezpečnost zpracování zejména tím, že:

• přijal a udržuje technická a organizační opatření přiměřená riziku, která brání neoprávněnému nebo náhodnému přístupu k údajům, jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněnému přenosu či jinému zneužití,
• osoby, které u provozovatele s údaji pracují, prokazatelně zavázal k mlčenlivosti o osobních údajích i o bezpečnostních opatřeních, jejichž prozrazení by ohrozilo jejich ochranu; tato povinnost trvá i po skončení jejich pracovního či jiného vztahu k provozovateli,
• uživateli poskytne všechny informace potřebné k doložení, že plní povinnosti podle této smlouvy a GDPR, a umožní mu nebo jím pověřenému auditorovi provést audit či kontrolu.

4. Export dat

4.1. Uživatel si může své faktury, výdaje a kontakty kdykoli vyexportovat ve strojově čitelném formátu.

4.2. O export dalších dat z účtu může uživatel požádat. Provozovatel za něj může účtovat cenu odpovídající vynaloženému času a dalším nákladům.

5. Výmaz dat

5.1. Data účtu provozovatel maže okamžitě po skončení smlouvy.

5.2. Ze záloh aplikace odstraní data zrušeného účtu nejpozději do 45 dnů.

5.3. Provozní záznamy aplikace (logy), které mohou obsahovat i činnost uživatele v účtu, maže nejpozději do jednoho roku od zrušení účtu.

6. Ostatní ustanovení

6.1. Uživatel provozovateli bez odkladu oznámí všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly ohrozit řádné a včasné plnění povinností podle této smlouvy, a poskytne mu potřebnou součinnost.

6.2. Tato smlouva nabývá účinnosti dne 01.09.2026